紫光化工牵手一采通打造化工电子招投标采购系统

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紫光化工牵手一采通打造化工电子招投标采购系统

2013-07-11 作者：佚名 出处：论坛 责编：CC

　　紫光化工原来的物资采购是由采购部一个部门完成，虽然公司也有监察部门，但却只能进行采购事后的监察和抽查;而事后抽查也只能从大量的纸质文件中一页一页的核对比较，耗时耗力，很难发挥监察职能，若要监察采购事前、事中的情况，更是无从着手。
　　为了建设“公平、公正、公开”的招投标采购环境，高质量、高效率的完成采购业务，从2011年起，紫光化工开始着手规划“阳光采购”，即电子招投标采购管理体系，由董事长亲自牵头，与一采通建立了招投标采购管理系统建设的战略合作。
　　在对紫光化工现有的“采购管理体系、组织结构、采购流程”进行调研与反复论证后，一采通建议，如果要实现紫光化工建设阳光采购管理体系的目标，提高采购质量和采购效率，需要对紫光化工原有的采购流程和采购管理制度进行优化，重点分两步进行采购流程的梳理与规范：第一步，供应商管理流程规范;第二步，招投标采购流程规范。

　　第一步，供应商管理流程规范

　　供应商数据库建设：
　　对供应商数据进行标准化的梳理，并录入紫光化工集团统一的供应商管理系统中进行电子化的管理，包含基础数据的规范，资质文件的归档，采购类别划分等，为供应商的准入、审批、评估，做好数据统计和分析依据;
　　规范供应商准入流程：
　　根据采购类别的不同，制定了各采购类别的供应商准入方式和流程，标准化的供应商准入、审批流程，加强了对供应商的精细化管理，同时让更多潜力供应商通过电子采购平台的免费注册，加入到紫光化工的供应商储备库中，这提升了紫光化工主动寻源的能力，让跟多优质供应商都能参与竞争，避免了人为排挤供应商的现象。
　　供应商资源的动态管理：
　　通过对供应商资质、证件的有效期的监测，建立动态的合格供应商目录管理，及时提醒淘汰劣质供应商，补充优质供应商，保障供应商的动态跟新。
　　供应商资源的平台化共享：
　　每一个供应商只需要一次注册，那么紫光化工的各个采购组织(分公司、部门等)都能在电子采购台中查看到该供应商的资质情况以及供应能力，让各采购组织能充分共享供应商资源。

　　第二步，招投标采购流程规范

　　标书电子化制作的规范：
　　以前，紫光化工是通过手工制作、打印和装订纸质标书，费时费力。而现在，通过采购数据的结构化管理，紫光化工在制作标书的时候，可以参考原有的采购数据(如历史采购报价、采购规格等)，直接挑选、添加标的即可。大大提高了标书制作的工作效率;降低了标书制作的时间成本和人工成本;解放了采购人员制作标书的时间和精力;让采购人员能有精力和时间投入到供应商的开发寻源，以及谈判定价的工作中。
　　招投标采购项目发布管理：
　　招标项目通过电子采购平台进行网上发布、网上审批、发布招投标公告、供应商查看招投标公告，自行下载标书文件等。在整个招投标发布过程中，管理者及相关部门，能方便的查看各组织招标项目(文件)的情况，如标书发布是否合规、项目进度情况，正在等待谁审批，公告发布的范围等。
　　投标资格管控：
　　通过供应商分类、资质管理、动态合规管理、标书费、保证金缴纳情况等数据，对参与投标的供应商进行投标资格的管控，避免不符合该项目招投标要求的供应商参与投标。
　　投标流程的管控：
　　在紫光化工的电子采购平台中，供应商可以直接下载电子招标标书和报价数据;并可直接上传电子投标文件，进行网上报价;一采通电子采购系统，帮助紫光化工实现了报价数据的电子化管理，可自动形成《比价数据表》和《项目档案文件》，有效的提高了招投标采购效率;采购方还可以实时的监控每一位供应商投标的情况，可以在线与供应商进行实时的澄清交流，保障投标过程的可监测、可记录、可追溯。以此保障紫光化工电子招投标采购的沟通及时，投标结果的准确。
　　开标流程的三重管控：
　　紫光化工的开标流程，设计了三重保护管控，分别是“开标时间、评标专家签到、开标密码”。只有当三个开标保护条件都具备的情况下才能开标。这保障了，在开标之前，任何人都无法窥视标书的情况，最大限度的保障了紫光化工阳光采购的管理目标。
　　标后澄清流程优化：
　　传统的标后澄清，往往需要紫光化工的采购人员与供应商分别进行纸质的标后澄清，反复收发传真确认，而在电子采购平台上进行的标后澄清，不再需要走纸质签字盖章，不再需要反复收发传真澄清;并且可以在电子采购平台上，实现同一时间向参与投标的所有供应商发出澄清要求，并且能及时查看，哪个供应商响应了澄清等。这大大的提高了标后澄清的工作效率，节约了时间成本和沟通成本。并且澄清回应的结果是统一打开的，保证了招投标澄清的公平与公开。
　　评标流程规范：
　　评标决标采用了集体评议，量化打分的模式。在经过N位专家打分后，紫光化工电子采购系统将自动汇总评分情况，并对评标结果进行综合运算，统计出最终评分结果。规避了由于个人因素造成的偏袒，评标过程公开、透明，并且评标全过程在线可监控。
　　招投标项目自动归档、全流程监控：
　　招投标项目结束后，所有资料将自动分类归档;根据总经理、副总、审计、财务、专家、采购主管、采购人员等的不同管理职能，预先设定好在紫光化工电子采购系统中的使用和管理权限，那么管理人或监控人，就能对招投标项目进行全流程的实时查看、监察、追溯。比如该项目有那些供应商参与投标？供应商的资质能力是否符合紫光化工的供应商准入、审批标准？投标报价对比情况？评标结果分配等。
　　重庆紫光化工为了实现阳光采购管理体系的改革，为了更好的执行“供应商管理流程”和“招投标采购流程”，还专门增设了紫光化工电子招投标部，负责管理紫光化工各采购组织(需求部门、分子公司等)的招投标采购项目，制定了供应商管理制度和电子招投标采购制度，并且实现了采购寻源由采购部门进行，定价授标由电子招标部门进行管理的采购分权制度，最大限度的避免了违规事件的发生。截止2012年上半年，紫光化工电子采购系统，已经成功发布电子采购项目3000多单，已完成采购业务2600多单，累计节约采购金额600余万，较好的控制了采购成本，实现了采购流程规范，阳光采购体系建设的目标。
　　一采通作为电子采购的领先品牌，凭借对采购管理的专业认识、软件系统设计的务实与贴近企业客户、以及团队服务能力的敬业与精干，获得了“海尔、联想、伊利、中远、中材、东方希望、酒钢、莱钢等众多领先企业的广泛认可，涉及行业包含“能源电力、冶金矿业、家电电子、机械制造、化工”等29个行业，提供服务与产品包含“采购管理咨询、供应商管理、电子招投标、电子竞价、询价采购、集中采购、集团管控”等(咨询 400-700-9256)。经过10多年的实战历练，一采通已经成为服务中国企业电子采购领域，客户数量最多、服务行业最广、专业化程度最高、客户满意度和影响力最大的专业采购管理软件品牌。一采通坚持以“让企业采购管理不难”的使命为己任，希望将适合中国企业采购管理的成功应用经验分享给更多企业……

　　欢迎优质供应商登陆紫光化工电子采购平台，免费注册，参与紫光化工招投标采购、询比价采购。