新西兰应急采购“速”字当头

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新西兰应急采购“速”字当头

2013-05-06 20:24:18 来源: 中国政府采购报 第285期

新西兰位于环太平洋火山地震带上，属于地震多发国家，平均每年发生地震近3000次。在无法预知的灾难事件发生后，如何快速完成了采购任务成为对新西兰政府采购工作的艰巨考验。

采购机构可从供应商直接购买必要物资或服务，无需签订书面合同

■ 本报记者 朱颖
新西兰位于环太平洋火山地震带上，属于地震多发国家，平均每年发生地震近3000次。在无法预知的灾难事件发生后，如何快速完成了采购任务成为对新西兰政府采购工作的艰巨考验。
值得一提的是，在2010年坎特伯雷地区7.1级地震坎发生后，新西兰政府在官网上公布了一份快速指南，方便采购人员提前了解紧急状况下的采购知识及职权范围，以便在发生突发事件时，人员和机构能在第一时间进入应急采购状态。在参阅这份指南后不难发现，“立即回应”是新西兰应急采购的核心内容。
新西兰政府规定，在遇到地震等紧急情况下，对必要救援物资及服务的采购可保持灵活性，从供应商处直接购买物资或服务，采购机构在考量采购的合理程度及适用范围后，可放弃使用常规采购程序。
新西兰政府按紧迫性程度将紧急事件类型划分为两种，一种是可立即判定的紧急情况，在无法预知事件或灾难程度大大超过预期并造成巨大损失事件发生时，需在突发事件初期更迅速响应，如灾难性地震会破坏大量民用设施，甚至破坏机场、道路或港口等基础设施；另一种则是可暂缓判定的紧急情况，对于可预计发生的灾难事件，为降低灾难影响程度，相关机构通常会预先制定应急措施并储备相应物资，如每年在太平洋飓风季节，机构都会提前购买并储备救济物资。
此外，新西兰政府还将应急相应过程划分为不同阶段，采购程序的灵活度也可随之进行相应调整。
阶段一：
救援初期立即回应
在发生重大灾难事件时，如2011年2月克赖斯特彻奇地震，灾区需要大量饮用水、食物、临时住所及救助伤员的医疗器械，并立即将人员、设备重新安置，同时提供电力、燃气、供水及通信等重要基础设施供给。在这种情况下，采购人员须具备基本采购知识且清楚职权范围，并在重大压力下立即做出回应，机构则无需遵循常规采购程序，但要简单证明购买物资或服务的合理性，并在事后补充相关文件。
在这一阶段，机构可从供应商直接购买必要物资或服务，无需签订书面合同，局势稳定后再向供应商索要发票；采购人员则需记录所购买物品清单，并尽可能在授权范围内行事，若无法立即取得授权，则需在采购时谨慎考量产品属性及适用程度，如果采购支出过大，则至少需要来自授权财政机构工作人员的口头批准，并在事后补充书面说明。
阶段二：
赈灾中的应急采购
在某些时刻，回应及时将改变紧急响应的能力。尤其在灾害程度降低，没有进一步财产损失、生命威胁时，机构可不使用常规采购程序，尽可能保证物资和服务及时高效的提供。
采购人员在此阶段需清楚识别并优先采购救灾急需物资，并在可能的情况下，了解其他政府机构及非政府组织的救灾计划，本着方便快捷的原则，从供应商处直接购买。在选择供应商时，价格可作为参考因素，主要考量因素为是否能立即提供救灾物资或服务。
在这一阶段，采购前需获得财务审批，相关机构的批准范围可覆盖到整个阶段。在无法签订合同时，需快速判定在何种报价之上供应商能及时提供服务，口头及邮件报价即可，口头报价需补充谈话记录。在验收环节，需检查供应商反应是否及时、价格是非合理、供应商是非保质保量地将货物送到指定地点。同时，还需告知供应商，直接购买仅适用于应急采购，中长期解决方案制定后，采购仍需采取公开招标方式。
此外，在可能的情况下，采购人员尽量多地考虑其他合同解决方案，如采用短期租赁而非购买，方便日后在准备充裕的情况下通过竞争性程序购买物资，采购人员还需确保与供应商间有书面协协议，如邮件等。协议中需覆盖以下基本条件：所需物资名称、规格，将在何时何地、由谁以何种价格交付，价格中是否包涵其他费用，如运费和保险费。
阶段三：
灾后重建中加速采购
灾后形势一旦趋于稳定，救灾工作主要针对重建及修缮工作时，物资及服务采购则需回归到日常公开招标程序。然而，对于水、污水处理设施、房屋重建及土地整治等关键基础设施的采购，机构可加快采购进程。加快采购进程能为采购提供更多灵活性，也将承担更大的责任，因此，在采购中需足够严谨，保持一定程度的竞争及支配度。
在这一阶段，采购人员需明确在何种情况下适用应急采购标准，采取灵活的采购方式，在充分考虑环境及需求的基础上进行采购，了解其他政府机构及非政府组织计划，并在可能情况下展开合作，同时采取必要措施保证供应商的安全。
责任编辑 lilei
本文来源：中国政府采购报 第285期

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