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[综合] 编制货物采购类招标文件容易忽视的几个细节

water1998

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发表于 2012-11-8 13:08:17 |只看该作者 |倒序浏览

编制货物采购类招标文件容易忽视的几个细节

笔者从事招标代理行业已有8年的时间，在这8年里对工程类、服务类和货物类的招标代理均有涉猎。几年的工作生涯中，在招标文件编制这个环节里栽了无数跟头，回头想想真是一把把的辛酸泪啊。今天主要想跟大家分享一下货物类招标文件编制的几个容易忽视的细节。希望能让职场新人跨过我的教训，少走弯路。也希望业内有经验的同行给予指导，让我从老教训中吸取到新的经验。

货物类的招标文件主要包括招标公告（或招标邀请函）、投标人须知前附表、投标人须知、合同协议、合同条款（包括通用条款与专用条款）、评分办法、技术规范及要求（包括图纸、规范等）、投标文件格式。可能不同地方的招标文件顺序上略有不同，但大体上的内容应该就是上面这些了。下面我主要从我的经验和教训中总结出来的几个容易忽视的细节：

一、避免前后不一致。这是招标文件最容易出现的问题，也是最低级的一个问题。出现这个问题的原因主要有以下几个原因：

（1）招标文件用以前模板编制，导致某个不起眼的角落里隐藏着原来项目的项目名称、招标人名称或其他原来项目的信息。这个如果被招标人看到会很让人尴尬的，起码会让人家觉得你不认真不自信不重视，一个小问题就让你在招标人心中的形象大打折扣。笔者的解决办法是每次招标文件编制完成之后，用word的查找功能搜索一下以前项目的关键字，一般查一下项目名称的关键字和招标人名称的关键字就基本没问题了。

（2）招标文件不同地方叙述相同或相关内容。相同的内容在招标文件里几个地方出现的事情很常见，比如在招标公告里有投标截止时间、开标时间、开标地点等内容，在投标人须知前附表和投标人须知里又会提及。修改的时候很容易只改前面而忘记修改后面的。这个是可以引起投诉的，所以一定要重视。笔者的做法是能引用前面的尽量引用前面的内容，如在投标人须知前附表和投标人须知里凡是涉及投标时间、开标时间的，都写“见第一章招标公告”。这样我们只要修改招标公告的内容就可以了。

另外还有一些相关内容是不能引用的。比如在投标人须知里会有一条是说明投标文件应包括哪些内容的，在招标文件最后一章是关于投标文件格式的。这两条如果不一致也会有很大麻烦。

这里我多说一点，我一直认为招标文件范本里的投标文件格式的意思是，对投标人须知里要求提供的投标文件内容中，有格式要求的我们给他个模板，不要每个投标人都各报各的，不利于评标。但是对于没有格式要求的，比如营业执照、资质证书、实施方案等，就没必要在这一章还要明确写出来，投标文件里需包括的内容应该是参照投标人须知里的要求。但是目前的情况是大多数投标人和评标专家都认为投标文件只要按照招标文件给的投标文件格式填空就行了。负责任的投标人发现投标人须知与投标文件格式要求不符的时候还会打电话问一下，不负责任的连投标人须知都不仔细看，直接按投标文件格式填好了就送过来。

笔者就经历过一次，招标文件中投标人须知里要求提供售后服务方案，但是投标文件格式里没写。结果投标人就没提供。但是因为评分办法里有对售后服务评分的内容，所以评标专家们在“认真”审阅了招标文件后，把矛头一致对准我，认为是我招标文件没编制好，足足数落了半个多钟头。我这个委屈啊。不过做招标代理的，哪个没受过各种委屈啊？建议同行们去找本书《胸怀是委屈撑大的》，我正在看。呵呵，跑题了跑题了。

好吧，既然我们是专业招标代理人士，本着服务至上的原则，就让我们给投标人创造一个傻瓜式阅读的方式吧，凡是在投标人须知里提到的投标文件应包括的内容，在投标文件格式里都应该有反应。但是建议大家在投标文件格式最后加上一句“投标人认为应该提供或招标文件要求的其他文件”，堵上所有漏洞。

各种招标文件的范本里投标人须知中还有一条也容易出错的，就是招标文件包括的内容。我一直觉得这条纯属废话，招标文件已经在你手里了，里面包括什么内容看看不就行了？干嘛还非得专门弄一条放到这里呢？纯属给自己挖坑。因为招标文件经过几轮修改后难保不增加或不减少点章节的，或者有的招标人还改变各章节的名称或顺序。所有这些修改你最后都得在投标人须知这一条里对照一下，是否要更改，又麻烦又容易忘记。干脆取消算了。

另外还有一些招标人喜欢在投标人须知里加上很多本来应该是后面章节里提到的内容，比如付款方式、售后服务、质保期等等应该在合同或技术规范要求里出现的内容。在这些不同地方叙述相关内容的地方也一定要注意保证前后一致。

（3）招标文件修改次数过多。往往一本招标文件要经过几个人的修改，一般是项目经理写完了给招标公司领导审核。然后报招标人的采购经理，采购经理再给技术人员，有的还要经过招标人领导。一轮一轮的修改下来，一本招标文件改个十几次是常有的事情。这时项目经理就要注意了，相关内容的修改，一定要一起修改，不能“修改了前面不修改后面”。

二、合同条款要合理并符合采购内容。招标文件的这一章应该是很重要的章节，但是经常被人忽视。经常发现有人拿着货物采购的合同条款用在服务类和工程类的招标文件里，虽然不至于引起投诉，但是给人感觉编制招标文件的人很没水平，同时也影响招标公司的形象。如果再深想一步，投标人见到这么不严肃的招标文件，很自然的就会觉得这次招标也是不严肃的，对招标文件里宣称的公开、公平、公正也产生怀疑的心理，对招标文件规定的各种规则也未必会很认真和严肃的对待。因为他们会觉得一切都由“其他因素”决定，投标文件做好做坏都是一个样。投标人有了这种心态，他的投标文件是很容易出问题的。我们要记住，只有我们招标文件严肃认真了，投标人的投标文件才可能严肃认真；如果招标文件瞎糊弄、乱凑合，投标文件也好不到哪去。但是投标文件出问题后，最难受的是我们。严格要求吧，可能就得流标，自己前面的工作白做不说，耽误了项目进度，招标人肯定也不满意；不严格要求吧，把不合格的投标文件放过去，那就是个定时炸弹，无论是有投标人投诉或者是有纪检监察部门检查，都不好处理。
三、评审办法要对应招标文件。评审办法主要包括初步评审和详细评审。初步评审就是审查投标文件是否符合招标文件的实质要求，也就是俗称的“废标条款”。这里容易出问题的是招标文件要求了投标人必须提供某某内容。但是在详细评审条款了没写如果不提供的话应该如何处理。当然一般详细评审都会有一条不响应招标文件实质要求的要做废标处理。但是这会是一个容易扯皮的地方，因为哪些是实质要求，哪些不是，招标文件里并没有给出一个明确的定义。

详细评审基本就是综合评分法和最低价法。最低价法一般不会出什么问题，关键是综合评分法。

在综合评分法里的每一个评分项，都应在要求提交的投标文件内容里有所体现，你不能在没有让投标人提供的内容中设置评分项。相反，你所有要求投标人提供的内容，都应在评审办法里有所反应，或者在初步评审里有反应，或者在详细评审里有反应，否则就变得没有意义了。

笔者经历过一次评标，招标文件里要求投标人提供某项资质证书，但是无论初步评审还是详细评审里都没有对该项内容做要求。结果有的投标人提供了，有的没有提供。但是有一家投标人提供的经过核实是假的。这个事让评标委员会很为难。废标吧，一是招标文件没做详细要求，且对该投标人似乎不公平，因为还有好多投标人没提供的；不废标吧，确实提供了虚假文件。其实还是招标文件的评审办法做的不细致导致的问题啊。

四、投标文件格式要求。

（1）投标一览表格式。投标一览表是为了方便唱标而做的，表上的所有内容都应该在唱标时唱出。但是编制招标文件时却经常忽视对这个表格的修改，因为大部分的货物采购投标一览表格式都差不多，无非是投标报价、质保期、供货期、投标保证金等内容。但是不排除有些项目有特殊要求，比如有的需要报两个价格，有的没有质保期要求，有的不需要缴纳投标保证金等。反正每次最好都仔细看一下这个表，不要到唱标的时候才发现问题，会很尴尬的。

（2）分项报价格式。这个表的制作要求比较高，以前做政府采购的时候，就直接拿范本里的格式，然后让投标人自由发挥。结果有很多时候格式不适合该设备的采购内容，投标人自由发挥后就五花八门了，不利于评标工作。这个表最好是能请技术人员协助制作，按货物或设备的详细组成、其他服务、税金等固定报价格式，不允许投标人修改，这样评标时就有了比较的基础，也有利于招标人的后期合同执行。

（3）逐条应答及响应。在以前做政府采购货物招标的时候，没有逐条响应这个要求，只有商务条款偏离表和技术条款偏离表，大部分投标人不管是否偏离都在这两张表上写完全响应无偏离之类的。所以建议让投标人对合同条款和技术要求进行逐条应答，这样比较有针对性和实际意义，同时也能避免中标人在合同执行的时候耍滑头不按招标文件要求去做。

最后再说几句，几年下来我在编制招标文件时的最大体会就是细心细心再细心。因为从发出招标文件那一刻起，以后的程序、规则、时间要求都要以这本招标文件为准，招标文件贯穿了整个招标工作的始终，重要性不言而喻。既要告诉投标人应该怎么做，还要告诉评标专家怎么做，还要对一些可能发生的事情做预测并作出规定；要考虑到投标人过多怎么办、过少怎么办、有效报价太高怎么办、有效报价太低怎么办、有投诉怎么办、有审计怎么办；要考虑投标人对有些合同条款是否能响应、对技术条款是否能响应、报价格式是否合理、资格要求是否过高或过低等等。

编制招标文件真的是体现了一个招标代理从业人员的技术水平，以后谁再说招标代理工作没有技术含量就让他自己试试！

【gzztitc 注：色彩是本人加描的，仅供参考】