外协加工的采购管理办法

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1．外协目的。
  1．l 使本公司外制开发及半成品、成品外协处理有所遵循。

  1．2 对外协加工之供应商进行评估考核和选择，以期寻求最佳之供应商。

  1．3 保证供应商具有提供满足本组织规定要求的能力，促使公司产品之品质得到稳定和发展提高。

  1．4 使本公司外协作业达到提供适质、适量的采购职能，确保公司外协产品均能符合要求条件。

2．外协范围。
  2．1 用于本公司人员、设备不足，生产能力负荷已达饱和时。

  2．2 特殊零件无法购得现货，也无法自制时。

  2．3 协作厂商有专门性的技术，利用外协品质较佳且价格较廉。

  2．4 配合本公司销售、生产上需要，需通过协作厂商完成新产品零配件的试作、量试及认可后的大量外协制造等作业。

3．外协类别。外协依其加工性质的不同区分为：
  3．1 成品外协：系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品，其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者。

  3．2 半成品外协：系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造，其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者。

  3．3 材料外协：产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，由于本公司无此种设备（或设备不足）需要外协加工使其于公司内能使用均属之。

4．外协厂商调查。
  4．1 为了解外协厂商的动态及产品品质，采购外协人员应随时凋查，凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具“供应商（外协）调查表”以建立资料，作为日后选择外协厂商的参考。

  4．2 采购外协人员应依据“供应商（外协）调查表”每半年复查一次以了解厂商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。

  4．3 在每批号订单结束后．将外协厂商试作、外协的实绩转记于“供应商（外协）调查表”以供日后选择厂商的参考。

5．选定方法及基准。
  5．1 审查方式：书面审查及实地调查。
    5．1．1 外协加工及外协制造的申请，是否符合规定，数量方面是否适宜。

    5．1．2 申请核准后，由采购外协人员判定是否有协作厂商承制，若没有则选择三家以上厂商的资料，并填写“厂商资料调查表”。

    5．1．3 实地调查时，由供应商评估小组指定品管、工程、采购、生产等部门派员组成调查小组，但每一次不一定所有人员都要参加，要视加工或零件制造的重要性而定，将凋查结果填入厂商资料调查表中。
  
5．1．4 实地调查后可选定其中一家厂商试用。
  5．2 审查基准（选择其中优秀者作为适用的协作厂商）。
    5．2．1 品质。
    5．2．2 供应能力。
    5．2．3 价格。
    5．2．4 管理。

6．试用：当选择最佳厂商之后，必须经过试用，待试用考核达到标准以上时，才能正式成为本公司的协作
厂商。
  6．1 试用合同：规定试用期为三个月，每个月要考核一次，并将结果通知试用厂商。

  6．2 试用考核：试用期间要对试用厂商进行考核。

  6．3 试用开始时，试用厂商要将样品进来检查，经判定合格才能继续大量地加工或制造。

  6．4 合格供应商确定：试用考核期间的成绩达70分以上者则为本公司的合格协作厂商。
7．询价。

  7．1 提出“请购单（外协）”前，采购外协人员应依需要日期及协作厂商资料进行询价，询价对象以3-5家为原则，并需提供估价单，其内容有模具与零件的材料、人工、税金、利润等资料，每家均填写“外协零件模具估价表”及“估价分析表”。

  7．2 采购外协人员审核估价明细表后循议价、比价方式（以确保品质交货期为前提），将询价记录填写于“订购单（外协）”内呈主管核准后，采购外协人员需将承制厂商、外协工资及约定交货期转记于“采购（外协）进度控制表”以控制外协产品的交货期。

  7．3 为配合工程设计部门之要求或生产部门的紧急需求，采购外协人员可参考以往之类似品的外协价格，免经过议价、比价手续，直接指定信用可靠的厂商先行加工作业，但亦应事后补“订购单（外协）”及签订合同的手续。

8．签订合同。
  8．1 询价完成后，采购外协人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订“采购（外协）进度控制表”一式二联，一联自存，一联送协作厂商据此依进度作业，同时订立“模具委托开发制造合同书”。

  8．2 “模具委托开发制造合同书”一式三份，由外协厂商核印后，送呈主管、经理核准核印后，一份送协作厂商，一份送会计部门，一份自存。

  8．3 外协厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时，采购外协人员应立即设法改善依约追偿，并即以签呈，呈报主管签，转呈经理核示处理，扣损失金额超过10000元以上时，应转呈总经理核示。

9．申请。
  9．1 试作：请购人员根据产品设计人员制作的“零件表”“设计图纸”等工程技术资料，开立“请购单（外协）”一式四联，呈物控经理核准后，第一联送采购部门，第二联自存，第三联仓库联、第四联会计联，待试制品合格收料后，第四联附发票、收料单送会计部门整理付款。

9．2 量试。
    9．2．1 采购人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后（如需修改，则再通知外协厂商重新送样，直至正常为止，即进行第二阶段的试量）

    9．2．2 如于量试与试作过程中，产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些零配件时，应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图，惟需重新开发模具者，应洽协厂商提供损失的费用。

    9．2．3 经量试的样品，经工程设计人员认可后，由采购人员主动联系生产部人员领取相关资料（产品零件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、零件部品的流程及说明书、制程能力分析、产能设定资料、样品及各项操作、品质的基准等），（若因业务需要，可由采购外协人员继续量产的采购）应立即由采购外协人员主动召集此项检查会，提出量试期间发生的各项修正与变化，详细列入会议记录。

10．外协。
  10．1 负责部门：由采购外协人员负责外协加工或外协制造的事务。
    10．1．1 采购外协人员于接获产销部门通知生产后，即（按交货期间）适当安排各项外制零配件的交货进度，如价格与对象不变，请购部门不必再填“请购单（外协）”，而直接以“订购单、填写、单价栏注明系外协单价接正常采购方式作业。

    10．1．2 由本公司提供原物料者，由计划部门提出申请核准后，由填写“外协加工单”连同原料、半成品随车交运，“外协加工单”一式四联，第一联自存，第二联存会计，第三、四联送厂商，第四联由厂商签回，待加工完成并检验合格后，由仓库部门填写“进料验收单”一式四联，第一联送自存，第二联送物控、第三联供应商收回，第四联送会计，待收到发票后，连第三、四联整理付款。

  10．2 外协资料：外协加工或外协制造时要给试用厂商或协作厂商的资料。
    10．2．1 工程图纸。
    10．2．2 工程程序图。
    10．2．3 操作标准。
    10．2．4 检查标准。
    10．2．5 检验标准。
    10．2．6 材料的规格、数量。

  10．3 外协指导管理：
    10．3．1 使其确实按照我们的规定来加工或制造。
    10．3．2 协助其提高品质。
    10．3．3 经常联系协调，了解外协的进度、品质。
    10．3．4 指导教育与考核。

10．4 外协核价：当由本公司供料时：总价=单价×（1-报废率）
    10．4．1 数量必须要经仓库人员验收。
    10．4．2 报废率（抽样测量）或报废数的资料由IQC部门提供。
  10．5 外协督促：按一般采购程序对外协加工产品进行跟催。

11．品质控制。
  11．1 检验依据：协外厂商就依据采购外协人员所提供的正式工程图或样品，连同零配件（以塑胶透明袋装妥，并于袋上标明：1．零配件名称，2．数量，3．厂商）一并送交仓库部门及采购外协人员登记，并转交产品设计人员检验，检验按双方协定的验收标准及抽样计划来验收。

  11．2 试样检验：工程产品设计人员于接到采购外协人员所转来的样品后，应依原工程图的要求检查其规格与物性，其处理方式如下：

    11．2．1 检验合格者：经检验合格者即填写“检验报告表”，并将零配件连同“检查报告表”送仓库部门办理入库收料，待通知试装。
    11．2．2 检验不合格者：其检验不合格的零配件，应由产品设计人员于“检查报告表”内注明不合格的原因，送回采购外协人员转记于“采购（外协）进度控制表”内，继续追踪外协厂商如期（或延期）完成。
    11．2．3 如于检验过程中发生设计变更等事项，仍应通过采购外协人员向协作厂联系要求变更事宜。

  11．3 外协品质管理和定期考核：使试用厂商或协作厂商供应的产品符合要求，对其必须检查。每月巡回检查各协作厂商，对每个协作厂商，三个月中至少要做一次至二次以上的检查，对试用的厂商，三个月  内要做两次检查。

12．不良抱怨。
  12．1 验收的抱怨：
    12．1．1 验收人员将检验报告通知采购人员，并将资料存档，作为下次验收的依据。
    12．1．2 采购人员将验收情况通知协作厂商或试用厂商，使其针对缺陷进行改进，资料存档，作为考核依据。

  12．2 生产时的抱怨：
    12．2．1 生产中发现不良的主要原因是由于外协而发生时，制造各车间、组别通知生产计划部门。
    12．2．2 生产计划部门通知检验员再重检外协厂商交来的半成品或零件，井通知采购人员，资料存档，作为验收依据。
    12．2．3 采购人员通知协作厂商，资料存档．并作为考核的依据。
  12．3 品质管理日常检查抱怨及国内外客户抱怨等。

  12．4 责任分担：不良抱怨发生时，除要通知协作厂商或试用厂商，针对缺陷进行改进外，自身更要做好品质检查考核管理工作，若有生产时的抱怨发生，还要依照合同内的规定罚款。

13．付款。
  13．1 试作与量试之外协加工零配件经检验合格由仓库部门办理入库后，采购外协人员应将“请购单（外协）”会计联，“进料验收单”会计联及发票一并核对无误，并呈核后，转会计部门审查凭以付款。

  13．2 若需由本公司支付模具费用者，除前述的付款凭证外，另由协作厂商提示模具、机具的照片各一张粘贴于“模具记录表”内连同发票一并送变本公司整理，并建卡列入资产管理。

    13．3 采购外协人员每半年整理一次各外协厂商到期应付未付的试作、量试、模具费用，注明于“逾期支付费用明细表”内一式二联，提出原因对策后呈主管核示，一份自存，凭以追踪，一份送会计部门备查。

14．模具管理。
  14．1 建档：按照固定资产管理办法，凡经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别（按固定资产电脑编号说明书原则编定）列账管理，每一模具以一张“固定资产登记卡”列管。

  14．2 异动：
    14．2．1 配台外协零配件品质与交货期等因素的变动，必需将模具由原外协厂异动到其他（或新开发）的外协厂商或使用结案需移回本厂保管时，应填写“物品出入厂凭单”一式三联，于出（人）厂内注明异动原因后呈主管核准。第一联自存，第二、三联送交原协作厂商签名后，第二联连同物品送回本厂（或新协作厂商），第三联存原协作厂商。

    14．2．2 凡异动后的资料均应详细记载于“固定资产登记卡”内，若因产品停止生产、制程变更、设备更新等原因而闲置时，采购外协人员应以“闲置固定资产处理表”一式三联，提报模具闲置原因及研拟处理对策后，会业务部门呈总经理核准，第一联送会计部门，第二联送仓库部门，第三联自存。

15．外协厂商辅导。
  15．1 辅导部门：有关外协的品质管理、生产管理、设计，采购部门均有负责辅导考核的责任。
  15．2 外协厂商品质管理人员训练：鼓励其参加专业训练或品质管理训练或安排其参加本厂所举办的专业品质管理班，使其了解：

    15．2．1 本厂的品质管理政策及组织。
    15．2．2 本厂的进料验收、制程及成品的品质管理及最后检验等。
    15．2．3 本厂验收使用何种验收规格、仪器、量规、抽验表以及如何判定合格。
  15．3 其他协助方面：管理制度、品质管理制度的建立实施，原料管理、工作方法改善等等。

16．外协厂商考核：为使外协厂商适时交运优良品质的零配件给予本公司生产之使用，采购外协人员应每月整理“供应商（外协）评核表”，区分为A、B、C、D等级，具体参照“供应商评估程序”办理。


日常工作中，我经常会遇到只能外协加工的订单，由技术人员确认加工图纸及技术参数后，然后转交采购人员跟进，从下订单开始到合格的成品入库，中间的过程涉及到上述管理细则中的很多方面，希望与论坛中的采购同行们一起学习与交流，达到共同进步与提高的目的。