办公自动繁琐化

标兵

　　现在看来，把简单的事情复杂化，是许多商业组织无法控制的内在冲动
　　
　　职场管理
　　人造天堂
　　
　　据史书记载，秦始皇每天要批阅五百斤竹简，由力士抬上殿。这么沉重的信息量，放在今天的电脑里微不足道。但我们的办公不见得比两千年前要轻松：也许正因为如此方便，才制造出这么多无用的文档、邮件和会议。

　　有位朋友在公关公司做事，有次应客户要求，与一家卖场促销公司合作。我也旁听了首次联席会议，由促销公司的经理来做演示。PPT写得精致，他讲得精彩，唯一的缺点就是言之无物。

　　以我对促销的粗浅了解，他应该告诉我们具体的行动计划：在几大商圈选取哪些卖场，如何布置摊位，雇用多少临时人员，如何着装应答，还有起始时间、礼品发放等诸多事宜，一一落实，而不是“体验营销”这样空洞的概念。

　　两个小时很快过去了，我百无聊赖中突然发现PPT上有个错字，便高兴地加以指正。他被突然打断，呆了半晌，才想起来该说什么，令我内心有恶作剧的快感。又过了约半小时才涉及实质的问题，却只讲了二十多分钟，还有很多不足，但已经该吃晚饭了，于是决定择日再开一次会！回来跟朋友说，我就不去了。

　　这个会是公司官僚主义的一个缩影。除了官话换成英文单词，手抄讲演稿换成电子文档以外，和传统机关的文山会海没有区别。特别是开会要带水杯，始终不变。最讽刺的是，文案引进信息技术，初衷是节省时间，如德鲁克所说，新经济就是“提高知识工作的生产力”，结果却效率更低，甚至令人身心疲惫。

　　例如上面提到的PowerPoint，最典型的应用是给外部人员做演示，帮助演讲者和听众提纲契领，传达“全景”的信息。但据我观察，中国企业外联最有效的场所是在饭馆，酒精考验，半推半就间做成商业的好事。PowerPoint反而在内部会议中发挥重要而又微妙的功能。

　　内部会议最重要的道具应该是白板。都是自家兄弟，不用那么正式。随写随擦，如同翻页，面对知情的同事，完全可以将概况介绍清楚。随写随说，也省去了预制PPT的时间，当然提前做足功课是免不了的。但最重要的差别在于，听众也能写白板，却不能写PPT。

　　白板会议的人数相对较少，但没有旁观者，各抒己见，反复删改，最后的结果在外人看来如同天书，却是集体智慧的结晶，较成熟的方案。PPT更适合开大会，听众可以口头发表不同意见，却不能进行书面修改，或者当场拿出针锋相对的另一个PPT。也许演讲者的本意就是要听众追认既成事实。

　　中国素有“耻感文化”的传统，如果被当众指出错误，会很失面子。己所不欲，勿施于人，也不会直接批评别人。所以真诚地征求意见一般会通过私下的小圈子，当写成PPT公之于众，至少已有七八成把握。这种会议其实没有太多实质意义，而是一种“仪式”，表达互相间的重视。

　　所以尽管很多人和会议主题无关，仍然被邀请列席，被邀请者也在百忙中挤时间参加。会议的冗长程度就显示其重要程度。通常最后有简单讨论，听众拣边角提出委婉的意见，相应也就肯定了主体，单纯赞美反而显得敷衍。全部意见被郑重记录并尽可能加入方案，同样主要不是因为其价值。

　　除了平级间的交流，最高指示也会做成PPT广为宣讲，开展轰轰烈烈的企业运动。从侧面反映了流程和绩效的薄弱，只能不断向下施加压力。更不可能有异议，除非已经准备卷铺盖走人，就是想羞辱一下领导的权威。留下的员工如果真诚信服，当然工作更加卖力，但相信大多数只会装装样子。

　　此外，中国人还有“名教”，即崇拜文字，似乎一件事反复听说读写，就自然能够实现。传说仓颉造字，有鬼夜哭。现代人发明了办公软件，又痛何如哉。Ctrl+c，Ctrl+v更是巧夺天工，生成了无数千篇一律的Word文档，和我参加的那次会议一样，在概念和意义上浪费太多篇幅，却忽略了执行的细节。

　　传说明太祖朱元璋有次接到本万言奏章，太监念了一半还不知所云，一时火大，就把上奏的大臣拖下去用廷杖打。等念到最后五百字，原来是说几件事。现代社会讲人权，企业更不能刑罚员工，但不妨开发一个软件，把写裹脚布文档员工的虚拟人物拖下去打，以儆效尤。当然，执法者自己先要言简意赅。

　　其它几种办公软件的命运各不相同。

　　Outlook抄送了太多无关的人，发送了太多无用的Word文档和会议通知。还有人用它给领导打小报告，“密送”功能也很耐人寻味。秘书门事件中，总裁抄送其他高管，女秘书则抄送全体员工。说明网络式信息架构和金字塔式组织结构存在冲突，长远也许会塑造新的组织形态。

　　在我看来，Excel却被埋没了，也许只在行政部门得到重用。这种软件加以编排，甚至能给小企业当ERP用，再加部电话，也能充当SCM和CRM，总之有力地支持“数目字管理”。它的埋没既有比Word和Outlook更难学的原因，更充分显示了我们当前的管理是多么心血来潮。

　　即时通讯也算办公自动化。有朋友甚至用它下单，当然都是较小的金额。有时也会遭到屏蔽。但据我观察，除了保守商业秘密这样合理的动机外，这些屏蔽即时通讯的公司通常也盛行企业运动，以及其他各色官僚主义。其实做好绩效，该谁的事跑不了。

　　即时通讯软件也都有方便的会议功能，支持远程会议，直接生成会议记录。但还是要费时费力地写PPT，通知大家开会。白领们端着水杯嘟囔着又开会了，慢腾腾地走向会议室。不知道两千年前始皇帝每天醒来就看见五百斤竹简是否同样地无奈。(21世纪经济报道)

无敌佩生

严重支持HOHOHAHEI

itswonder

企业里的通病。
有些人总以为电脑化=信息化，管理软件=管理水平提升，往往忽略了人和决断力这两个重要的因素。