bbs.ebnew

 找回密码
 立即注册
查看: 6003|回复: 3

办公自动繁琐化

[复制链接]

0

主题

0

好友

3944

积分

精灵王

审视自我,穿透灵魂。

发表于 2006-10-27 11:53:29 |显示全部楼层
  现在看来,把简单的事情复杂化,是许多商业组织无法控制的内在冲动
  
  职场管理
  人造天堂
  
  据史书记载,秦始皇每天要批阅五百斤竹简,由力士抬上殿。这么沉重的信息量,放在今天的电脑里微不足道。但我们的办公不见得比两千年前要轻松:也许正因为如此方便,才制造出这么多无用的文档、邮件和会议。

  有位朋友在公关公司做事,有次应客户要求,与一家卖场促销公司合作。我也旁听了首次联席会议,由促销公司的经理来做演示。PPT写得精致,他讲得精彩,唯一的缺点就是言之无物。

  以我对促销的粗浅了解,他应该告诉我们具体的行动计划:在几大商圈选取哪些卖场,如何布置摊位,雇用多少临时人员,如何着装应答,还有起始时间、礼品发放等诸多事宜,一一落实,而不是“体验营销”这样空洞的概念。

  两个小时很快过去了,我百无聊赖中突然发现PPT上有个错字,便高兴地加以指正。他被突然打断,呆了半晌,才想起来该说什么,令我内心有恶作剧的快感。又过了约半小时才涉及实质的问题,却只讲了二十多分钟,还有很多不足,但已经该吃晚饭了,于是决定择日再开一次会!回来跟朋友说,我就不去了。

  这个会是公司官僚主义的一个缩影。除了官话换成英文单词,手抄讲演稿换成电子文档以外,和传统机关的文山会海没有区别。特别是开会要带水杯,始终不变。最讽刺的是,文案引进信息技术,初衷是节省时间,如德鲁克所说,新经济就是“提高知识工作的生产力”,结果却效率更低,甚至令人身心疲惫。

  例如上面提到的PowerPoint,最典型的应用是给外部人员做演示,帮助演讲者和听众提纲契领,传达“全景”的信息。但据我观察,中国企业外联最有效的场所是在饭馆,酒精考验,半推半就间做成商业的好事。PowerPoint反而在内部会议中发挥重要而又微妙的功能。

  内部会议最重要的道具应该是白板。都是自家兄弟,不用那么正式。随写随擦,如同翻页,面对知情的同事,完全可以将概况介绍清楚。随写随说,也省去了预制PPT的时间,当然提前做足功课是免不了的。但最重要的差别在于,听众也能写白板,却不能写PPT。

  白板会议的人数相对较少,但没有旁观者,各抒己见,反复删改,最后的结果在外人看来如同天书,却是集体智慧的结晶,较成熟的方案。PPT更适合开大会,听众可以口头发表不同意见,却不能进行书面修改,或者当场拿出针锋相对的另一个PPT。也许演讲者的本意就是要听众追认既成事实。

  中国素有“耻感文化”的传统,如果被当众指出错误,会很失面子。己所不欲,勿施于人,也不会直接批评别人。所以真诚地征求意见一般会通过私下的小圈子,当写成PPT公之于众,至少已有七八成把握。这种会议其实没有太多实质意义,而是一种“仪式”,表达互相间的重视。

  所以尽管很多人和会议主题无关,仍然被邀请列席,被邀请者也在百忙中挤时间参加。会议的冗长程度就显示其重要程度。通常最后有简单讨论,听众拣边角提出委婉的意见,相应也就肯定了主体,单纯赞美反而显得敷衍。全部意见被郑重记录并尽可能加入方案,同样主要不是因为其价值。

  除了平级间的交流,最高指示也会做成PPT广为宣讲,开展轰轰烈烈的企业运动。从侧面反映了流程和绩效的薄弱,只能不断向下施加压力。更不可能有异议,除非已经准备卷铺盖走人,就是想羞辱一下领导的权威。留下的员工如果真诚信服,当然工作更加卖力,但相信大多数只会装装样子。

  此外,中国人还有“名教”,即崇拜文字,似乎一件事反复听说读写,就自然能够实现。传说仓颉造字,有鬼夜哭。现代人发明了办公软件,又痛何如哉。Ctrl+c,Ctrl+v更是巧夺天工,生成了无数千篇一律的Word文档,和我参加的那次会议一样,在概念和意义上浪费太多篇幅,却忽略了执行的细节。

  传说明太祖朱元璋有次接到本万言奏章,太监念了一半还不知所云,一时火大,就把上奏的大臣拖下去用廷杖打。等念到最后五百字,原来是说几件事。现代社会讲人权,企业更不能刑罚员工,但不妨开发一个软件,把写裹脚布文档员工的虚拟人物拖下去打,以儆效尤。当然,执法者自己先要言简意赅。

  其它几种办公软件的命运各不相同。

  Outlook抄送了太多无关的人,发送了太多无用的Word文档和会议通知。还有人用它给领导打小报告,“密送”功能也很耐人寻味。秘书门事件中,总裁抄送其他高管,女秘书则抄送全体员工。说明网络式信息架构和金字塔式组织结构存在冲突,长远也许会塑造新的组织形态。

  在我看来,Excel却被埋没了,也许只在行政部门得到重用。这种软件加以编排,甚至能给小企业当ERP用,再加部电话,也能充当SCM和CRM,总之有力地支持“数目字管理”。它的埋没既有比Word和Outlook更难学的原因,更充分显示了我们当前的管理是多么心血来潮。

  即时通讯也算办公自动化。有朋友甚至用它下单,当然都是较小的金额。有时也会遭到屏蔽。但据我观察,除了保守商业秘密这样合理的动机外,这些屏蔽即时通讯的公司通常也盛行企业运动,以及其他各色官僚主义。其实做好绩效,该谁的事跑不了。

  即时通讯软件也都有方便的会议功能,支持远程会议,直接生成会议记录。但还是要费时费力地写PPT,通知大家开会。白领们端着水杯嘟囔着又开会了,慢腾腾地走向会议室。不知道两千年前始皇帝每天醒来就看见五百斤竹简是否同样地无奈。(21世纪经济报道)
欢迎光临标兵的博客:http://biaobing.chinabiddingblog.com
回复

使用道具 举报

yangzifu 该用户已被删除
发表于 2009-10-30 14:34:18 |显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
回复

使用道具 举报

0

主题

0

好友

0

积分

新手上路

发表于 2010-3-29 11:11:58 |显示全部楼层
严重支持HOHOHAHEI
回复

使用道具 举报

0

主题

0

好友

1464

积分

精灵王

我是蜗牛的那个牛。

招标师徽章

发表于 2010-6-2 22:16:14 |显示全部楼层
企业里的通病。
有些人总以为电脑化=信息化,管理软件=管理水平提升,往往忽略了人和决断力这两个重要的因素。
回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

Archiver|手机版|bbs.ebnew.com

GMT+8, 2020-10-23 14:18 , Processed in 0.055402 second(s), 21 queries .

Powered by Discuz! X2.5

© 2001-2012 Comsenz Inc.

回顶部