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【7周年征文】一次竞争性谈判过程随笔

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发表于 2008-10-16 16:29:50 |只看该作者 |倒序浏览

一、本次招标均为竞争性谈判采购，内容为货物及服务，8个包别，同一业主。为以前招标未成功而公告变动时间再次采购的。
二、经理与业主去抽专家，另一路人马先到业主单位会议室（省了包宾馆会议室的费用），路上去接外请的主持人（其普通话较好）。到会议室后将笔记本电脑、打印机等安置好，按包别打印出各项目响应文件递交表，让到达的供应商签到，递交标书（响应文件）、证书原件。
三、再打印出会议程序交给主持人，还有报名表，让其先熟悉一下。谈判小组（评标委员会）3人，其中专家2个，业主代表1人。
四、再将各项目按包别将供应商名称输入到电脑中（因不是专职做招标，这项工作未提前做，应该提前做好，不过也不碍事，还来得急），先输入到开标记录表中，因为其是word版的，可复制粘贴到excel中，而excel中的文件不易复制粘贴到word中。开标记录表中还有供应商对会议无异议的表，再将上面的供应商名称复制好。
电脑中的底稿文件每个项目设一文件夹，里面又设两个文件夹，一为开标，一为评标。开标中底稿有：会议程序、投标（谈判响应）文件递交表、监督单位、评委签到表、开标记录（里面含监督单位和供应商密封无异议表、对会计程序无异议表）、抽签记录表、原件递交表（现已不用）。
五、这时若业主及监督单位到齐了，（业主、评委、监督单位）签到。在会议程序上填写补充好此类相关人员。会议开始。
会议程序大致如下：
1)宣布会议现在开始
2)宣布开标会议纪律。
3)介绍出席本次会议的采购人代表、监督单位。
4)通报发标情况及收到响应文件的情况
5)由采购人介绍本次采购的基本情况。
6)各供应商代表和监督单位代表检查标书密封情况
7)各供应商到前台抽签确定谈判次序。
8)由谈判小组审查各响应文件。各项目供应商代表退场
9)宣布谈判结果。
10)宣布本次谈判会结束。
六、在会议初始阶段，抓紧将供应商名称复制到抽签记录表中，打印出来。接着将供应商名称复制到评委评分表、评分汇总表、评标（谈判）报告中。评标报告为word版。评委评分表、评分汇总表为excel版，需要提前做好，因为每个项目评分标准不一样，需要提前学习一下，免得临时做时间不允许，出现差错。同时将抽到的评委名称输入到评标报告中（公开招标模式中没有）。
七、会议进行中。抽签后，专家先下去看样品，做记录。因这一次开的项目多，为抓紧时间，需要对时间进行统筹，不然需要长时间评标。昨天就评了一大天，从上午开始一至到傍晚才结束。（评标和开标本来可以也应该分开的，但公司模式一直是当场进行的，对于大型的项目，以后建议将开评标分开）若项目较少，可按正常程序进行：专家先熟悉谈判文件、响应文件后再看样品。
八、这期间将评委打分表、二次报价表、最终报价表均打印好。放到评委座位处，还有笔、计算器、稿纸。
九、评委看好样品后上楼看谈判文件、响应文件，供应商证书原件。按谈判次序依次进行谈判，二次报价，了解市场行情。
十、专家不同，评标（谈判）过程会有所不同，遇到过这样的专家：其让供应商同时进行二次报价和最终报价，然后将供应召集到一块再公开揭盒，以彰显公平[个人认为，这样损失了效率（效果），起不到谈判的作用了，有点像公开招标了。公平与效率二者总是不可兼得]
十一、记录人要密切关注评标（谈判）过程：
1、若出现废标，没有人会详细地通知记录人。
2、若出现采购范围、时间等项目的变化，要制作征求意见书让供应商签字认可。
3、供应商提供的货物均不能满足要求，对采购参数进行变更。
十二、评标过程中若有时间，可对每个评标过程进行记录，记录发生的和观察到的问题，及时查找资料或到论坛交流，以促进自己水平的进步。
十三、计算最终报价，汇总评分结果，出谈判报告。要注意对废标情况的描述。

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