学会提取和保存采购文件至关重要

沙儿黄

  采购文件是政府采购当事人对政府采购活动每一环节所作出的具有法律效力的文件和资料等等。具体包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。保存采购文件是政府采购工作的重要环节，其作用不容小视，其意义深远。主要表现为：

  为监督检查提供可靠依据。采购活动结束后，保存了采购文件，政府采购监督管理部门对采购活动的监督检查、答复质疑、处理投诉等就有了真凭实据，有了第一手备查资料，对采购当事人活动的监督有了法律依据，为查处采购活动中发生的违法违规行为提供了捷径。

  为政府采购活动的公开透明提供“展示台”。保存采购文件，依法向有关部门公开，使政府采购当事人的活动置于阳光之下，便于监督管理，促使采购人依法采购，使供应商实现公平竞争，以提高采购的质量和效率。

  为考核采购代理机构的业绩提供方便。采购文件记载了采购活动的全过程，为政府采购监督管理部门对采购代理机构的考核提供综合依据，便于对采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、有无违法行为等全面考核，促使采购代理机构依法执行采购程序，提高采购质量和专业水平，防止腐败行为。

  为政府采购统计分析工作打好基础。采购文件的保存，为政府采购决策机构提供了第一手资料和基础数据，为政府采购市场调查、价格预测、绩效评价和后续决策、防范采购风险提供了情报，为充分发挥政府采购宏观调控作用指明了方向。

  因此，保存采购文件，至关重要，必须依法办事，常抓不懈。

  《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”从法律角度明确界定了采购人、采购代理机构作为保存采购文件的主体，应当承担的义务和责任，同时规定了采购文件如何保存，保存的期限，采购文件的构成，采购文件记录的相关内容等。这就要求采购人、采购代理机构要以高度的使命感和责任心把握好“五性”，保存好采购文件。

  如实记录采购活动，确保真实性。采购人、采购代理机构要如实准确地反映采购当事人的活动，作为档案资料，严肃认真，不得伪造、变造、隐匿或销毁，或者涂改、更换相关记录，确保采购文件的客观准确、真实可靠。

  全面收集采购文件，确保完整性。采购活动结束后，要根据采购文件所包括的内容，全面系统地收集整理在采购过程中发生的所有文件、资料，不遗漏，不损坏，不缺失，并明确责任人，指定场所，完善必要的设备，专门妥善保存，确保采购文件的完整无缺。

  保存采购文件不少于十五年，确保长期性。法律明确规定，保存期限为从采购结束之日起至少十五年。事实上，保存采购文件的时间是根据采购活动的实际需要而定的，并不是十五年就了结。尽管采购活动结束后，采购人的需求已得以满足，但是采购事件和交易行为并未就此终止，很多事项有待以后检验和处理，需要很长的时间来备查，这就要求采购人、采购代理机构保存采购文件的时间比法律界定的更长一些，确保采购文件保存的长期性。

  加强采购文件档案管理，确保安全保密性。要加强采购文件的安全保密管理工作，防止人为丢失和破坏、销毁行为，未经监管部门允许，不得随意对外公开，或者查阅采购活动有关记录，不得泄露各种采购秘密和供应商的商业秘密，维护好采购当事人的合法权益。

  虚心接受监管部门的监督检查，确保保存采购文件的严肃性。一方面牢记《政府采购法》关于保存采购文件的有关规定，尽职尽责，严格管理，严格执法，依法妥善保存好采购文件。另一方面对隐匿、销毁应当保存的采购文件或伪造、变造采购文件的相关责任人要向政府采购监管部门举报，虚心接受处罚处理，决不姑息迁就，依法追究其违法责任，忠实履行法律赋予的责任和义务，为打造政府采购“阳光”形象，为政府采购制度的健康运行作出应有的贡献