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采购部工作流程与管理制度

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发表于 2010-1-18 10:27:55 |只看该作者 |正序浏览

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1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1) 负责组织公司所销售产品的采购。
2) 对库房的管理工作负责。
3) 做好销售员与供方之间的联系工作。
4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
5) 对本部门员工制度执行情况负责。
6) 对本部门员工的专业知识培训负责。
7) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8) 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1) 早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。
3) 负责库房日常管理事务。
4) 检查库存产品状况。
5) 按规定收发物料。
6) 物料进库储位的筹划与排放，
7) 填写库房相关数字登录到ERP。
8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。
9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10) 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。
11) 维护和管理搬运工具。

4、流程：
1) 采购流程：
A  收到销售部从ERP发来的订单
B  审批确认
C  询价、比价
D  采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）
E  签订采购合同
F  复印后，将原始合同整理装订年末存档
2) 付款流程：
A  在ERP内录入付款申请单
B  采购部经理审核
C  副总经理审批
D  财务部付款。
3) 收货流程：
A  直发：
a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货
b. 供货方传真提货单
c. 通知销售内勤已发货
d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认
e. 采购员办理入库手续
f. 销售部内勤办理相应的出库手续
B  转发：
a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货
b. 供货方传真或邮寄提货单
c. 通知办公室相关人员提货
d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续
e. 采购员清点货物并办理ERP入库手续
4) 收进项发票流程：
a. 催供货方开具发票
b. 核对开票内容
c. 录入ERP
d. 将发票交财务部签收。
5) 出库流程：
a. 库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请
b. 库管员备货并复核
c. 交办公室发货
d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度：
1) 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。
2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3) 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。
4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。
5) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤
6) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
7) 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。
8) 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册
9) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度：
1) 库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。
2) 保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。
3) 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4) 任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。
5) 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。
6) 接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。
7) 出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。
8) 对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。
9) 库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。
10) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元

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