档案管理也与采购人息息相关

招标投标人

　　“档案管理与我们有关系吗？档案都保存在采购代理机构那里了。”当提到这个话题，大多数采购人均一脸茫然，或者一副“事不关己，高高挂起”的神情。
　　
　　在刚刚结束不久的全国政府采购执行情况专项检查中，政府采购档案的保存和使用状况不容乐观，被列为存在违规行为较为突出的重点问题之一。档案保存不真实完整、无专人管理、使用混乱、职责不清等问题严重影响了政府采购工作的顺利开展。
　　
　　就目前情况而言，政府采购档案的归档保存大多数是由采购代理机构进行，采购人参与较少。但是否政府采购档案的保存和管理真的与采购人无关？
　　
　　答案当然是否定的。《政府采购法》的第四十二条早已明确规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥当保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。”由此可见，采购人与采购代理机构负有同样的职责。
　　
　　当然，或许具体问题应该具体分析。有的采购人说，“我们将项目委托给采购代理机构，档案的保存和管理当然得由采购代理机构负责”。无可否认，这是一个事实。但即便如此，采购人也不能认为与自己一点关系都没有，作为采购人或者重要用户，政府采购合同及其他一些采购文件还是应该掌握的。一方面，一旦出现纠纷，这些档案资料都是维护自身权益的重要证明；另一方面，也将形成本机构财务支出状况分析等重要数据和管理记录。
　　
　　为了避免推卸责任，为了明确采购人与采购代理机构在这个问题上的职责，日前，某省出台了专门的政府采购档案管理办法。该办法明确规定，由采购代理机构组织采购的项目，档案由代理机构负责归档，相关资料应同时保送采购单位存档备查。分散采购和采购人自行采购的项目，档案则由采购单位负责归档。
　　
　　因而，政府采购档案的归档和保管，并非部分采购人认为的那样，是采购代理机构或者其他档案管理部门的职责。采购人也应明确自身在其中的重要作用，协助完成必要的工作。
　　来源：政府采购信息报  作者：零度

bidboy

政府采购法：
第四十二条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
（五）评标标准及确定中标人的原因；
（六）废标的原因；
（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

dianpudding

[s:33] 浙江刚刚出台了有关文件