代理机构如何应对质疑

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“采购代理机构的整个操作过程，随时都可能出现问题。”五矿国际招标有限责任公司山东项目部总工程师王毅青提醒道。的确，采购代理机构常常除了开展日常代理工作外，还要花费一定的精力去处理质疑、应对投诉，甚至因处理不好这些问题而失去了采购人、供应商等各方的信任。所以作为代理机构，有必要防患于未然，对纠纷高发环节提高警惕。
代理机构要敢于说“不”
国信招标有限责任公司总工程师荆贵锁认为，代理机构在一开始接受委托时，就需要进行判别，对采购人的不合理要求不能一味接受，而要向其做好解释说明的工作；编写招标文件要严谨，不能留下纰漏“隐患”，尤其是不能和国家法律法规相抵触。《政府采购法》规定，采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以“不合理”的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇，“‘不合理’的标准界定起来很难。”荆贵锁说，而通常在招标文件中设置技术性要求条款会招致很多质疑。
广东省财政厅政府采购监管处的一位负责人告诉记者，相比较而言，社会代理机构是“弱势群体”，为了赢得业务，有时候不得不迎合采购人，因此招标文件最关键的是要坚持公开、公平、公正的原则，防止排斥竞争对手的歧视性条款出现。所以代理机构工作人员要耐心地向采购人解释相关法律法规的要求，不能唯其“马首是瞻”，否则很可能被质疑、投诉。
“一个不合格的项目负责人，在代理采购的任何环节，都有可能引发问题。”王毅青说，这就要求采购代理机构指派熟悉相关法律、法规和政策，业务娴熟，具有相关资格证书的人员，从事采购文件的制作。
另外，项目负责人要对招标文件认真审核，看其是否列有利用一些要求阻挠和限制供应商自由参与本次采购活动的条款，并审核招标文件描述的采购项目技术参数是否存在倾向性。招标文件中要求的技术参数应是一个范围内的数值，而不是一个具体数据，不论是通用还是专用技术规范，只应尽可能清楚地规定应完成的工作、提供的货物和劳务、维护保养要求以及交付和安装地点，列明各种最低要求的限度；无任何倾向性地说明设备和材料的特性，只以性能标准为依据；不应指明品牌名、商品目录号或某一特定制造厂家的设备，以防范出现人为设置的技术难题和技术障碍，被质疑或投诉为“量身定做”。
广东省要求招标文件需要公示5天，“这5天是一个缓冲期，给供应商们一个提出疑问的时间，如果质疑是合理的，招标文件需要作出修改才能进入下一个环节。”广东省财政厅上述负责人表示，该省政府采购的相关规定细化了《政府采购法》，尽可能具体到哪些信息应该公开、何时公开，例如招标文件公告多少天后开标，评标委员会决定之后多久要交采购人确认，确认之后多久发出中标通知等等，不但能防止无限制地拖延，而且客观上也有助于减少采购代理机构的质疑和投诉。
“怎么小心都不为过”
完成制作招标文件只是代理机构的阶段性工作，王毅青认为随着招标文件范本的推广，这方面出现的问题减少了，但在评标和开标过程中却更容易出现问题。
“商场如战场”，评标、开标过程中，代理机构任何不规范的言行都有可能招致当事人的投诉，特别是那些对评标结果有影响的言行代理机构的工作人员话说多了有可能引起供应商和专家们的不满，而其作为采购人的代理人，不说或者没有把代理人的意思表达到位也不行，这个“度”的拿捏需要丰富的经验，“怎么小心都不为过。” 王毅青告诉记者，有关在这些环节中如何减少质疑和投诉，“够写好几篇论文。”她着重强调了2个细节。
一是开标现场的主持人对要求投标人澄清的问题作答复时一定要谨慎。唱标结束后的遗漏澄清要特别注意，根据投标人要求澄清的问题做答复时，需看法律法规中是否有规定，招标文件中是否有约定。尤其对于价格的澄清是最敏感的，要知道招标文件中的要求，没有特殊要求的一般以唱标单为准。 这个阶段还容易发生一些其他问题，如：某投标人看到别人家的付款响应，而自己没填写（投标文件中有）或填写得不如别家明白，就要求其进行澄清后补填或修改，遇到类似事情，一定要以唱标单为准，并告知此刻只是开标唱标的遗漏澄清，您唱标单是如何写的开标时就如何记录，其余问题由评标委员会来负责。投标人唱标单上的内容，开标现场在记录时不要轻易改动。
二是监标人一般由招标代理机构工作人员担任，他需要负责对开标、唱标的文件进行初步审核，对开标、唱标准确度进行检查。价格优惠或折扣价是投标人决策者在投标截止前最后给出的，这时投标文件都已经密封完成，投标人会重新封一个折扣价在投标截止前递交，一般投标人会单独密封在一个信封内，这在标段多时就容易出现问题，如果监标人没有注意到或遗忘了，开标时落下会很麻烦。 这给了投标人一个机会：如果唱出的投标价格普遍低时，有折扣的投标人会要求澄清，当然也就没有任何问题了，现场确认一下即可；如果价格已经最低或按报价得分比较高时（投标人的报价分有时比代理机构算的还快），投标人乐得不唱，也不要求澄清。中标价如果按折扣价，监标人没有公开唱，签订合同时中标人不会按没有唱出的折扣价签；如果不按折扣，业主又多花钱，这就属于很难吃的“夹生饭”了。
内外兼修 认真对待
中国技术进出口总公司的厉丽女士告诉记者，该公司作为我国最早实施招投标的公司，时刻关注和学习国家法律法规政策的变化，并且认真执行财政部、商务部、发改委等部门的要求，不断提高服务质量。
对内，该公司使用ERP系统，进一步规范、控制、完善业务流程，并且内部进行业务检查和审核，每年对容易出现风险的环节进行自查或抽查，不符合规定的要接受整改；对员工进行不定期培训。一旦某个区域或行业出现了新的规定，业务人员要互相交流实现内部分享。
此外，代理机构对待质疑与投诉的态度也很重要。招标结果出来总是“几家欢喜几家愁”，所以应当以积极的姿态应对。最好建立应对质疑的专门组织和人选，防止问题严重化。有的采购代理机构收到供应商的书面质疑后，对“7日”法定时限不放在心上，以致于最终被供应商投诉；有的采购代理机构准备不充分、毫无章法，或者按照个人意志行事，导致矛盾愈演愈烈。内外兼修加上周密应对，有时甚至将质疑变成检验代理机构能力的机会。

王毅青

沙发。是《中国政府采购报》的转载吧。还是原创？

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始终保持如履薄冰、战战兢兢的干工作得了，每次项目都是一个新的开始，戒骄戒躁，不断完善。

yuanfeng84

做代理很关键的一点要严谨、仔细！