规范采购运作从好习惯开始

兔子爱吃草

　　曾经作为企业交流的代表，与不少相关企业的采购部门进行过沟通与交流。在现场特别留意了各企业的采购人员的工作状况，感觉采购部门普遍反映出来的特点就是忙和乱!从俱乐部论坛里的一些朋友们反映出来的情况也印证了这个结论。事实上，由于企业管理与采购员自身管理的问题使得这些忙于乱不断的循环、交替的影响，最终的结果是企业问题不断，采购心力交瘁!
　　在我曾经的采购经历里，重点关注过这些问题，总结出“良好的习惯和规范的运作”是解决类似问题的关键，现简要概述如下，希望对仍为此困惑的朋友们有所帮助!
　　1、从整理你的办公桌面开始;
　　大家都知道采购员的文件资料是很多的，有发票、入库单、传真、技术图纸、需求计划、合同、报价等等。可以这样说，大多采购的桌面是混乱的。而这些混乱是影响你工作情绪、增加你工作量的一个重要因素。现在开始整理你的桌面，让文档管理更加规范，养成及时处理的习惯，给自己一个整洁、清新的办公环境。
　　方法有：A、尽量用邮件交流，减少传真，B、公司用电脑传真，C、将重要的书面资料通过扫描的办法存入电脑，D、在电脑中进行分类管理，E、定期对文件进行清理等等。
　　2、合理应用邮件、贸易通、QQ(MSN)和电话
　　电话多是采购部门的特点，但是电话最好用来解决简单的沟通问题，为了不让过多的电话影响你一天的计划，可以要求有关人员将需要沟通解决的问题通过邮件的形式来沟通。这样，你可以选择合适的时间去处理这些邮件。而需要自己去沟通重要的问题，也可以设置不同的格式模板来处理，可以既规范又节省时间，如：质量反馈单、工作联系单等。
　　3、学会处理邮件
　　现在的采购工作中，邮件的阅读量会越来越大，在邮件上所花费的时间也越来越多。处理邮件要迅速，要能立即判断该邮件处理的先后顺序，将邮件及时分类成紧急处理、优先处理和待处理几类。要要求发送方在邮件的标题上著名清楚邮件的核心内容和处理的紧急程度。所有邮件的处理尽量当日阅读完毕，对于未能处理的邮件内容要列入工作日记。及时删除垃圾邮件。
　　4、学会做工作日记
　　每天晚上或第二天上班前要提炼当日(或次日)工作计划的要点，检查各项工作完成的情况，事不过夜，日清日毕!在日常工作中，把重点问题记录在工作日记上，防止遗漏!
　　5、学会思考与总结，不做“井底之蛙”，而要“登高望远”
　　这是一个优秀采购必须具备的素质，是防止采购问题重复发生的主要解决办法，也是提高自我的手段，是一个业务型采购走向管理型采购的开始。要能够发现问题，解决问题，总结问题，规避同类问题发生。不能仅仅“做事”，而更多的还是要“管事”!一个不能脱身于采购事务之外来认真思考自己工作的采购，一个不能站在更高的层次去思考、总结自己工作的采购，其进步的速度是缓慢的，其忙碌的一生也是可以想象的!
　　6、规范内部流程、规范供应商的合作关系
　　主要要解决：
　　A、部门的职责与部门之间的接口管理;
　　B、企业内部的管理过度问题;
　　C、采购内部的制度化建设与采购操作手册的建立;
　　D、对供应商的企业文化、质量意识、成本理念的渗透。在不断的实践与总结中，将有关理念与形成的共识进行固化。
　　例如在与供应商的交往中，对合同价格的表述可以采用如下办法：
　　(1)合同价格，这是一个正常情况下的结算价格;
　　(2)限制条款，如出卖方保证该销售价格为同行业产品市场价格的中或低的水平，与市场正常价格比较在正负5%以内波动属正常，高于该比例则出卖方负责按超出部分补偿等;
　　(3)当市场因原材料或其他因素影响导致供应商生产成本增加或减少超出5-10%时，双方协商重新签定新的采购季度或年度合同。
　　通过类似方法的应用，基本可以解决在与供应商合作过程中出现的问题，使采购摆脱与供应商之间过多的纠缠。
　　要解决采购忙碌的方法还有很多，如采购员的时间管理、采购的计划管理等等，每个人都有自己的方法，只要适合自己能够解决问题都是好办法!所以，在实践中去总结、积累，而更重要的是执行，相信我们的采购远离忙碌将不是梦想!