政府采购档案管理制度需完善

招标投标人

    自2003年《中华人民共和国政府采购法》颁布以来，政府采购作为我国主要的财政支出手段，其采购金额规模及范围日益扩大，采购程序及具体实施办法相对比较完善，但相应采购资料的档案管理制度及实施办法却相对滞后。

    在政府采购法第四十二条明确规定“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。”同时政府采购法对“采购文件”内容做了详细的规定，但对采购资料的档案管理制度及具体实施细则确迟迟没有出台。

    采购资料档案管理作为政府采购的基础工作，作为整个采购活动进行情况全过程记录，是财政及各有关部门对项目执行全过程的一种事后监督。这种监督不仅仅体现在对政府采购程序的监督，而且还体现在对政府采购的审批和采购结果的监督，也是审计部门进行政府采购活动审计的重要依据。另外加强政府采购资料档案管理制度的建设有助于促进政府采购廉政建设和提升政府采购形象。

    从制度建设来讲，各主管部门对政府采购执行程序制定了详细的执行规范及细则，且在采购实践中执行的情况也较好，但在政府采购资料档案管理制度建设及实施细则上则没有明确规定，这是档案管理实施上的制度漏洞。

    政府采购法只是规定了采购资料的保存及期限，但对如何保存没有具体规定，一般来说采购人、采购代理机构、监管部门均应当保存采购活动记录，而且政府采购法中也明确规定了采购人、采购代理机构对政府采购项目的采购文件进行保存，从各地操作经验来说，采购人、代理机构和监管部门都保存采购档案，这种分散保存的情况一是导致档案查阅不便，二是导致资源浪费，因为采购人、代理机构、监管部门都需建立自己的档案部门，还需要安排专人负责；考虑到各部门之间的关系及各单位对档案的重视程度及要求不尽一致，各采购相关单位保存的档案也不完全一致；再考虑到各省市政府采购模式的不同，最后档案管理的情况千差万别。

    从目前我国政府采购档案管理的模式来看，主要是依靠代理机构或政府采购中心行使档案管理工作，缺乏统一建设的各级政府政府采购档案管理中心。但代理机构或者是采购中心仅仅是负责执行采购活动中间的一个环节，且作为代理机构或采购中心仅仅是代理本机构的项目，档案管理仅仅局限在本机构、本单位采购活动的资料档案管理；而且对于采购活动前期和后期的档案不能及时归档也无权管理。从而采购前期的项目立项、项目审批、预算审批、采购方式变更、实施采购到采购后期的合同签订、项目实施、项目监理、项目验收及款项的支付等后续工作的档案归档不足。政府采购活动涉及众多部门，仅仅依靠中间环节的采购中心或代理机构实施采购档案管理明显是不现实的。随着采购规模的日益扩大，这种弊端也日益突出，很容易造成档案管理的各自为政，互相脱节且加大管理成本。执行采购程序的单位保存采购活动记录，验收单位保存验收材料，支付款项的单位保存支付记录，因此一旦涉及合同变更、修改，由于各部门各自为政会导致最后的合同结果和最初的采购结果不一致，严重的时候可能会相差很大，而付款单位仅仅凭供应商和用户出具的验收报告进行付款，对其中的变更无法进一步审查和核实；或者是供应商工程项目完工后，因为原项目管理人员的变更或其它原因造成项目迟迟不能验收，从而人为加大供应商回款风险，给政府采购工作造成不利的影响。

    从执行过程来讲，政府采购监管部门往往重视采购程序的执行过程及情况，对采购结束后的验收、付款方式监督就重视不够。体现在档案管理上就是重视招标采购过程的活动记录，对其它和采购有关的活动重视不够。

    从廉政建设来看，严格的档案管理制度必然减少人为干预采购活动现象的发生，促进政府采购法制建设和廉政建设。

    针对以上存在问题，有以下几点建议：

    财政部门出台政府采购档案管理制度及具体实施细则；建立统一的政府采购档案管理中心，由档案分散管理到集中由统一的档案管理中心进行管理，同时加强采购档案管理电子化、网络化建设；进一步转变档案管理概念，建立为公共采购和公共财政服务的思想，档案管理不仅仅是政府采购活动全过程的记录，还应包括对政府采购活动的最终评价以及为财政投资提供科学决策的依据。


来源：中国政府采购网 作者：陈江萍