外贸业务员怎样利用邮件管理软件进行邮件营销

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外贸业务员经常问：邮件群发要注意什么？邮件群发怎样能不被退信？邮件群发怎样能不被封邮箱？虽然现在，有很多外贸企业已经在运用外贸邮件管理软件或者邮箱工具，但这种情况还是很普遍。其实，在群发时，还是有些技巧可循的。
群发邮件被退回的原因多是因为邮件内容相似或者群发邮件被认为是垃圾邮件的缘故。
在美国相关组织和政府机构认定中，群发邮件中符合几点要求：不包含虚假或误导性的标题信息、欺骗性的主题、发出的电子邮件中留给收件人选择退出方法以及商业电子邮件被确定为一个广告，包括发件人的有效邮政地址，就不会被认定为滥发邮件，也就不会被邮件发送平台所屏蔽。这几点，外贸业务员要了解，避免这几个误区。
除了发邮件的方式，邮件的内容也非常重要，每一封邮件都应该设定具体的主题，首先撰写醒目的标题，正文内容要和收件人相关性强。如果需要分组发送，则传达的内容也应分组。最好的内容是一封邮件对应一个主题信息，让每封Email的内容都不相同。要实现这点，企业前期在提取Email地址的时候，同时提取的对方姓名、公司、地址、电话等信息。
有部分邮件发送平台都支持动态化的内容，比如如下格式：HiXXUser NameXX,I know you are the manager of XXCompany NameXX,类似这样的操作就可以把对方姓名和公司名定义进Email里，从而制作出每封内容不同的Email。
很多业务员都会希望客户在看到自己的邮件后，回复自己，这样来得到询盘，这个方法一直被业务员所延用，但是，这样的概率非常低，这需要客户看到你的邮件内容后，被内容吸引，认为自己当下确实需要，所以，会发来询盘。其实，业务员在发送邮件时贴上销售产品的链接，将客户引导到你的网站上去，通过了解产品信息，会增加客户由浏览向询盘转变的可能性。
上述说到的这些邮件的营销，很多都会依靠一些邮件管理工具，比如说外贸邮件管理软件，外贸邮箱工具等，运用这些工具来进行邮件营销较普通的邮箱会便捷些，效率高得多，因为其中的模板、发布设置、存储、分类等功能都较普通邮箱强大，用他们来做邮件营销效果会更好。
邮件营销还是有一定的效果的，但是，还是要掌握一些好的方法，建议业务员们多向其它人了解一些实际的操作方法，比如说，寻找目标客户、运用搜索引擎的方法等，有的时候，这些小技巧小方法会起到大作用。